Personalabteilungen sind wahre Datenschätze und dadurch gleichzeitig datenschutzrechtliche Hochrisikogebiete. Nirgendwo sonst werden so vielfältige und sensible Informationen über Menschen gesammelt, verarbeitet und gespeichert wie in einer Personalabteilung. In diesem Artikel beleuchten wir die spezifischen Herausforderungen im Personalwesen aus Sicht des Datenschutzes.
Darum erfordert Datenschutz im Personalbereich besondere Aufmerksamkeit
Personalabteilungen verarbeiten einerseits umfangreiche Bewerberdaten und andererseits hochsensible Mitarbeiterinformationen wie Gesundheitsdaten, Leistungsbeurteilungen oder sogar biometrische Daten. Diese Bandbreite macht den HR-Datenschutz zu einem der anspruchsvollsten Bereiche im Datenschutz. In unserer langjährigen Beratungspraxis wurden wir schon häufig mit Datenschutzverstößen konfrontiert, die aus Unwissenheit oder Leichtfertigkeit begangen wurden. Eine jährliche Schulung der Mitarbeiter, wie wir Sie zum Beispiel online anbieten, ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Personalabteilungen.
Diese Besonderheiten müssen Personalverantwortliche beachten:
- Es gibt verschiedene Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Personalbereich. Diese können für Bewerberdaten, aktive Mitarbeiterdaten und Daten ehemaliger Beschäftigter unterschiedlich sein.
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten spielen im HR-Bereich eine zentrale Rolle. Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit oder religiöse Überzeugungen unterliegen besonderen Schutzbestimmungen nach Art. 9 DSGVO.
- Setzen Sie HR-Software oder Cloud-Lösungen ein? Die Auftragsverarbeitung muss wasserdicht geregelt sein, insbesondere bei internationalen Anbietern.
- Einwilligungen von Mitarbeitenden zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten sind aufgrund des Abhängigkeitsverhältnisses mit Vorsicht zu bewerten. Häufig ist eine wirksame Einwilligung im Arbeitskontext gar nicht möglich.
- Die Verwendung von Mitarbeiterfotos und Social Media bringen zusätzliche Herausforderungen mit sich. Widerruft ein Beschäftigter seine Einwilligung zur Nutzung seiner Fotos, müssen diese umgehend aus allen Kanälen entfernt werden. Das ist oft eine logistische Herausforderung und teilweise gar nicht vollständig möglich – das Internet vergisst nie.
- Die Umsetzung von Betroffenenrechten ist besonders bei Bewerbern komplex. Auskunfts-, Löschungs- und Berichtigungsansprüche müssen auch dann erfüllt werden, wenn das Bewerbungsverfahren bereits abgeschlossen ist oder der Bewerber abgelehnt wurde.
- Bei Mitarbeiterüberwachung oder Leistungskontrolle müssen Sie eine sorgfältige Interessenabwägung vornehmen und gegebenenfalls eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen. Lesen Sie hierzu auch gerne unsere Beiträge zur Videoüberwachung.
- Die Aufbewahrungsfristen im Personalbereich sind komplex und ergeben sich aus verschiedenen Rechtsquellen – von arbeitsrechtlichen bis hin zu steuerrechtlichen Vorgaben.
Unser Rat: Professioneller Datenschutz minimiert das Risiko für Unternehmen
Datenschutzverstöße sind ein Risikofaktor im Personalwesen, denn Aufsichtsbehörden richten ihr Augenmerk verstärkt auf HR-Prozesse und verhängen zum Teil empfindliche Sanktionen bei Verstößen. Gleichzeitig wächst das Bewusstsein der Beschäftigten für ihre Rechte. Die Beauftragung eines spezialisierten Datenschutzexperten zahlt sich gleich doppelt aus: Sie minimieren rechtliche Risiken und schaffen die Grundlage für vertrauensvolle Arbeitsbeziehungen.
Wir von HUBIT Datenschutz verfügen über umfangreiche Erfahrung im HR-Datenschutz und kennen die branchenspezifischen Besonderheiten aus der täglichen Praxis. Vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen Beratungstermin und lassen Sie sich von unserer Expertise überzeugen.