Deutsche Datenschutzbehörden haben für 2025 eine deutliche Verschärfung ihrer Kontrolltätigkeiten angekündigt. Sie setzen dabei verstärkt auf angekündigte und auch unangekündigte Vor-Ort-Prüfungen. Was bedeutet das für Ihr Unternehmen und wie können Sie sich vorbereiten?
Datenschutzbehörden haben ein Zutrittsrecht
Egal ob angekündigt oder unangekündigt, ähnlich wie auch das Gewerbeaufsichtsamt oder der Zoll müssen Sie Mitarbeitenden der Aufsichtsbehörde Zutritt zu Ihren Geschäftsräumen gestatten und alle geforderten Unterlagen prüfen lassen. Vor-Ort-Prüfungen sind der neue Weg, um Datenschutzverstöße schnell zu erkennen und zu ahnden. Die Botschaft ist klar: Datenschutz darf nicht nur auf dem Papier existieren, sondern muss im Unternehmen gelebt werden.
Ein besonderer Fokus liegt auf der Datenschutz-Dokumentation, denn seit Inkrafttreten der DSGVO müssen Unternehmen der Aufsichtsbehörde beweisen, dass sie die Datenschutzbestimmungen einhalten und nicht umgekehrt. Dies wird als Rechenschaftspflicht bezeichnet. Können Sie also bei einer Prüfung nicht lückenlos dokumentieren, wie Sie mit personenbezogenen Daten umgehen, drohen empfindliche Bußgelder – bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes.
CEF-Aktion 2025: Europaweite Koordination verstärkt den Druck
Parallel dazu läuft 2025 eine europaweite Initiative des Europäischen Datenschutzausschusses (EDPB). Im Rahmen des sogenannten „Coordinated Enforcement Framework“ (CEF) stehen besonders Löschkonzepte und Betroffenenrechte im Fokus. Alle deutschen Datenschutzbehörden beteiligen sich an dieser koordinierten Aktion. Dass nur Konzerne geprüft werden, ist ein weitverbreiteter Irrtum. Betroffen sind auch kleine und mittelständische Unternehmen aus allen Branchen, denn die DSGVO gilt für alle.
Die häufigsten Schwachstellen in Unternehmen
Aus unserer langjährigen Berufspraxis kennen wir die häufigsten Schwachstellen in Unternehmen in Bezug auf den Datenschutz. Dazu gehören:
- Fehlende oder fehlerhafte Dokumentation
- Veraltete oder unvollständige Verarbeitungsverzeichnisse
- Fehlende Datenschutz-Folgenabschätzungen
- Keine systematischen Löschprozesse
- Ungeschultes Personal im Umgang mit personenbezogenen Daten
- Unklare interne Abläufe bei Datenpannen
- Mangelhafte technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Nichtstun kann teuer werden
Viele Unternehmen scheuen die Investition in professionellen Datenschutz. Dabei sind die Kosten einer Prüfung mit negativem Ausgang meist um ein Vielfaches höher. Neben dem finanziellen Schaden drohen zudem ein Image- und Vertrauensverlust.
Möchten Sie entspannt bleiben, wenn die Datenschutzbehörde an Ihre Tür klopft? Dann vereinbaren Sie JETZT einen unverbindlichen Beratungstermin. Wir von HUBIT Datenschutz identifizieren Ihre Schwachstellen und unterstützen Sie bei der Entwicklung zukunftsfähiger Lösungen.