Viele Unternehmen denken beim Thema Datenschutzinformation zunächst an die Datenschutzerklärung auf ihrer Website. Das ist verständlich, greift aber zu kurz, denn die Datenschutzerklärung auf der Website ist lediglich eine spezifische Form der Datenschutzinformation für den Bereich der Online-Datenerhebung. Die Pflicht, Betroffene über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren, gilt aber weit über die Onlinepräsenz hinaus und betrifft nahezu jeden Bereich des Unternehmensalltags.
Was ist eine Datenschutzinformation?
Die Datenschutzinformation ist die konkrete Umsetzung der Transparenzpflichten aus Art. 13 und 14 DSGVO. Die Information muss zum Zeitpunkt der Erhebung erfolgen. Außerdem muss sie vollständige Pflichtangaben enthalten, in klarer, verständlicher Sprache formuliert sein und zum Verarbeitungszweck passen. Genau diese Anforderungen prüft der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA) seit Anfang 2026 im Rahmen einer EU-weit koordinierten Prüfaktion.
Wann ist eine Datenschutzinformation erforderlich?
Die Informationspflicht besteht überall dort, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden. In der Unternehmenspraxis sind das unter anderem:
- Bewerbungsverfahren
- Beschäftigungsverhältnisse
- Kunden- und Lieferantenbeziehungen
- Veranstaltungen und Registrierungen
- Videoüberwachung
- Besuch einer Webseite
- u. v. m.
Typische Fehler in der Praxis
In unserer täglichen Arbeit als externe Datenschutzbeauftragte begegnen uns immer wieder die gleichen Schwachstellen. Datenschutzinformationen fehlen ganz, werden zu spät übergeben, enthalten nicht alle Pflichtangaben nach Art. 13 bzw. 14 DSGVO oder passen nicht zum Verarbeitungszweck.
Häufig werden auch veraltete Vorlagen verwendet, die nicht mehr den aktuellen Verarbeitungsprozessen entsprechen. Oder die Informationen sind so formuliert, dass sie für durchschnittliche Leserinnen und Leser kaum verständlich sind.
Transparenzverletzungen zählen häufig zu DSGVO-Verstößen, die mit Bußgeldern belegt werden, und mit der laufenden koordinierten Prüfaktion des EDSA ist die Aufmerksamkeit der Behörden in diesem Bereich derzeit besonders hoch. Es ist also Zeit zu handeln.
Unsere Empfehlung
Überprüfen Sie, ob Ihr Unternehmen in allen relevanten Kontexten korrekte und aktuelle Datenschutzinformationen bereitstellt. Wenn Sie sich nicht sicher sind, oder feststellen, dass Korrekturbedarf besteht, sprechen Sie uns einfach an. Unser Team analysiert Ihre bestehende Dokumentation und unterstützt Sie bei der Erstellung DSGVO-konformer Informationen. Vereinbaren Sie gerne einen Termin.