Kann Ihnen ein Bußgeld drohen, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden nach ihrem Gesundheitszustand fragen? Nicht unbedingt. Zumindest wenn der Prozess datenschutzkonform ist. Als Arbeitgeber haben Sie eine Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Mitarbeitenden und gleichzeitig müssen Sie sicherstellen, dass die sensiblen Gesundheitsdaten geschützt werden. Aus unserer Erfahrung kann allein ein detailliert geplanter und sorgsam durchgeführter Prozess Arbeitgeber vor einem Bußgeld schützen. Wie es nicht geht, zeigt der aktuelle Fall aus Italien.
Italienische Datenschutzbehörde verhängt schmerzhaftes Bußgeld
Die italienische Datenschutzbehörde verhängte im August dieses Jahres ein Bußgeld in Höhe von 50.000 Euro gegen ein Unternehmen, das Gesundheitsdaten von Mitarbeitenden unrechtmäßig erhob und weitergab.
Zum Vorgang
Ein Unternehmen in Italien befragte standardmäßig Mitarbeitende, die nach längerer Krankheit an ihren Arbeitsplatz zurückkehrten, nach ihrem Gesundheitszustand. Die Gespräche hatten das Ziel, Informationen über den mentalen und körperlichen Zustand der Beschäftigten zu sammeln. Im Anschluss wurden die Informationen weitergegeben – unter anderem auch an den behandelnden Arzt. Als Grund wurde ein möglicher Anpassungsbedarf des Arbeitsplatzes genannt.
Ansicht der Datenschutzbehörde
Die italienische Datenschutzbehörde stellte fest, dass die sensiblen Gesundheitsdaten ohne Rechtsgrundlage verarbeitet wurden. Ein weiterer Verstoß bestand darin, dass die Betroffenen nicht ausreichend über die Verarbeitung informiert wurden.
Das Ergebnis
Die Datenschutzbehörde untersuchte den gesamten Prozess. Ausschlaggebend für die Erteilung des Bußgelds war neben der fehlenden Rechtsgrundlage und der unzureichenden Information auch, dass eine von den Beschäftigten gegebene Einwilligungserklärung als nicht freiwillig angesehen wurde, da zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern ein Machtungleichgewicht besteht. Das Unternehmen muss ein Bußgeld in Höhe von 50.000 Euro zahlen.
Vergleichbar mit deutschem BEM
Interessant ist dieser Fall für uns in Deutschland vor allem im Zusammenhang mit dem betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM). Dieses Verfahren ist wichtig, um die Mitarbeitenden nach einer Erkrankung zu unterstützen, es darf allerdings nicht leichtfertig durchgeführt werden, denn die Datenschutzanforderungen sind hoch. Wichtig ist, dass der Prozess gut strukturiert ist und penibel eingehalten wird. Vorsicht ist insbesondere geboten, weil gegebenenfalls viele verschiedene Personen an einem BEM-Verfahren beteiligt sein können. Wichtige Schritte sind unter anderem die Erstellung der Datenschutz-Informationen und der Einwilligungen. Weisen Sie außerdem ausdrücklich stets darauf hin, dass die Teilnahme am BEM-Verfahren freiwillig ist. Üben Sie keinen Druck aus! Zudem muss die Datenverarbeitung dokumentiert werden. Benötigen Sie Beratung und Unterstützung? Dann vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin, um sich von unserer Expertise zu überzeugen.