Diese Frage stellen sich viele Führungskräfte und Mitarbeitende während der Urlaubszeit, zumindest wenn es im Unternehmen üblich ist, personalisierte E-Mail-Adressen zu vergeben. Dahinter verbirgt sich die Sorge, dass wichtige Anfragen, Aufträge oder Informationen untergehen, wenn Mitarbeitende im Urlaub oder aus anderen Gründen einige Wochen nicht am Arbeitsplatz erreichbar sind. Es gibt zwei Wege, wie Sie dieses Problem aus Datenschutzsicht lösen können.
- Einrichtung eines Abwesenheitsassistenten
- Abschaffung von personalisierten E-Mails und Einführung von Team-Adressen
Achtung: Häufig ist die Versuchung groß, die eingehenden E-Mails während der Zeit der Abwesenheit einfach an Kollegen oder vorgesetzte Personen weiterzuleiten. Das kann allerdings gegen den Datenschutz verstoßen, wenn der Inhalt der E-Mail ausschließlich für den Empfänger oder die Empfängerin gedacht ist. Neben dem datenschutzrechtlichen Aspekt kann eine Weiterleitung auch einen Vertrauensbruch darstellen, der sich negativ auf die weitere Zusammenarbeit auswirken kann. Deshalb raten wir von HUBIT Datenschutz von einer Weiterleitung ab.
Diese Infos sollte eine Abwesenheitsnotiz enthalten
Bereits die Betreffzeile der Abwesenheitsnotiz sollte klar formuliert sein, damit die Person, die diese Nachricht empfängt, sofort weiß, worum es geht. Auch die Nachricht selbst sollte kurz und präzise folgende Informationen vermitteln:
- Zeitraum der Abwesenheit.
- Hinweis, dass die E-Mail nicht weitergeleitet und erst nach der Rückkehr bearbeitet wird.
- Name und Kontaktdaten der Person, die die Vertretung übernimmt.
Der Grund der Abwesenheit muss und sollte nicht genannt werden, denn es geht niemanden etwas an, warum jemand nicht erreichbar ist.
Einführung von Team-Adressen
Zugegeben, diese Maßnahme lässt sich nicht innerhalb von ein paar Minuten umsetzen, perspektivisch kann dies allerdings für fast jedes Unternehmen eine sinnvolle Lösung sein. Die Vorteile von Team-Adressen gegenüber personalisierten E-Mails sind folgende:
- Alle Mitarbeitenden im Team sind auf dem aktuellen Stand.
- Es gehen keine Informationen verloren, nur weil eine einzelne Person eine E-Mail übersehen hat. Seien wir mal ehrlich, das kann durchaus passieren, wenn täglich eine Vielzahl von E-Mails eintrudelt.
- Team-Adressen vermitteln Kunden und Geschäftspartnern ein Gefühl der Verlässlichkeit.
- Die Frage nach einem Abwesenheitsassistenten oder einer Weiterleitung stellt sich nicht mehr. Das ist sowohl in der Urlaubszeit als auch bei Krankheit oder einem Personalwechsel eine enorme Erleichterung.
Auf diese Weise ist sichergestellt, dass keine Informationen oder Aufträge verloren gehen. Damit die Bearbeitung reibungslos funktioniert, müssen Aufgabenbereiche und Vertretungssituationen im Unternehmen klar definiert sein.
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