Kundendaten dürfen gemäß Art. 5 Abs. 1 Satz b DSGVO nur so lange gespeichert werden, wie sie benötigt werden. Das bedeutet: Unternehmen müssen Kundendaten löschen, sobald der Verarbeitungszweck entfällt – aber nur, wenn es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt, die dem entgegensteht. Das klingt nicht nur kompliziert, es ist kompliziert. Deswegen empfehlen wir Ihnen, professionelle Unterstützung bei der Erstellung eines tragfähigen Löschkonzeptes hinzuzuziehen. Wir von HUBIT Datenschutz unterstützen Sie dabei gern.
Verschiedene Gesetze, unterschiedliche Fristen
Es gibt nicht die eine allgemeingültige Frist zur Löschung von personenbezogenen Daten, sondern es gibt verschiedene Gesetze, aus denen unterschiedliche Löschfristen bzw. Aufbewahrungspflichten resultieren. In den meisten Gesetzen sind zudem gar keine Löschfristen definiert, sondern es wird vorgeschrieben, wie lange die Daten aufbewahrt werden müssen.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen stehen auch über dem Betroffenenrecht auf Löschung gemäß DSGVO. Fordert eine betroffene Person die Löschung ihrer Daten, dürfen Sie diesem Wunsch nur nachkommen, wenn alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bereits abgelaufen sind. Ist dies nicht der Fall, muss gegebenenfalls ein anderes Mittel anstelle der Löschung gewährt werden. Sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist verstrichen ist, müssen die Daten dann gelöscht werden. Hier den Überblick zu behalten, ist für Unternehmen eine Herausforderung.
Jedes Unternehmen braucht ein Löschkonzept
Wir unterstützen unsere Mandanten bei der Erstellung eines Löschkonzepts oder bei der Überarbeitung eines selbst erstellten, wenn sie sichergehen wollen, dass alles korrekt und umsetzbar ist. Unser Löschkonzept beantwortet folgende Fragen:
- Wer ist für die Löschung verantwortlich?
- Welche Löschfristen gelten für welche Daten?
- Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Daten?
- Mit welchen Mitteln wird die Löschung durchgeführt?
- Ob bzw. wie wird die Löschung dokumentiert?
Sie sehen, das Thema ist komplex. Nutzen Sie unser Know-how und unsere Erfahrung! Nehmen Sie schnellstmöglich Kontakt zu uns auf, damit wir das Löschkonzept erstellen und rechtliche Risiken minimieren können.