Datenschutz ist nicht nur eine Frage von Verträgen und Einwilligungen. Auch die Art, wie Informationen im Unternehmen gespeichert, strukturiert und verwaltet werden, entscheidet über das Risiko.
„Wo liegt eigentlich die aktuelle Version?“
Eine scheinbar harmlose Frage, die in vielen Unternehmen regelmäßig gestellt wird. Die Datei befindet sich vielleicht im Projektordner, zusätzlich im E-Mail-Postfach, auf dem Desktop eines Mitarbeiters und zur Sicherheit noch einmal in einem Ordner namens „Archiv“.
Aus organisatorischer Sicht ist das lästig. Aus Datenschutzsicht kann es jedoch zu einem echten Problem werden.
Denn personenbezogene Daten können nur dann zuverlässig geschützt, berichtigt, herausgegeben oder gelöscht werden, wenn das Unternehmen weiß, wo sie gespeichert sind.
Datensparsamkeit beginnt beim Ablegen
Beim Grundsatz der Datenminimierung denken viele zunächst daran, möglichst wenige personenbezogene Daten zu erheben. Das ist richtig. Ebenso wichtig ist jedoch, vorhandene Informationen nicht unnötig zu vervielfältigen.
Jede zusätzliche Kopie erzeugt einen weiteren Datenbestand. Dieser muss geschützt, gegebenenfalls aktualisiert und irgendwann wieder gelöscht werden. Je mehr Kopien entstehen, desto schwieriger wird die Kontrolle.
Gerade E-Mail-Anhänge sind ein typisches Beispiel. Eine Datei wird versendet, vom Empfänger lokal gespeichert, möglicherweise verändert und anschließend erneut per E-Mail weitergegeben. Schon nach kurzer Zeit können mehrere Versionen desselben Dokuments existieren.
Eine zentrale Ablage und klar geregelte Prozesse reduzieren diese Vervielfältigung erheblich.
Falsche Ablagen führen schnell zu falschen Berechtigungen
Eine saubere Datenstruktur ist aber nicht nur für das Löschen relevant. Sie beeinflusst auch die Zugriffsrechte.
Wenn Personalunterlagen in allgemeinen Projektordnern gespeichert werden oder Kundendaten auf Laufwerken liegen, auf die große Teile der Belegschaft zugreifen können, entsteht schnell ein Datenschutzrisiko. Nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit sollten Mitarbeiter nur auf die Informationen zugreifen können, die sie tatsächlich für ihre Aufgaben benötigen.
Bei klar strukturierten Ablagen lassen sich Berechtigungen wesentlich einfacher vergeben und überprüfen. Werden dagegen Dokumente beliebig verteilt, wird auch die Berechtigungsstruktur zunehmend unübersichtlich.
Typische Probleme entstehen schleichend
Ungeordnete Datenbestände entstehen selten durch eine einzelne falsche Entscheidung. Meist entwickeln sie sich über Jahre. Neue Mitarbeiter legen Ordner anders an als ihre Vorgänger, Abteilungen führen eigene Ablagesysteme ein, Projekte werden abgeschlossen, aber nicht archiviert oder bereinigt. Gleichzeitig kommen neue Cloud-Anwendungen hinzu, während alte Systeme weiterhin erreichbar bleiben.
So entsteht nach und nach ein Datenbestand, bei dem irgendwann niemand mehr vollständig überblickt, welche Informationen vorhanden sind.
Datenschutzrechtlich kann das spätestens bei einer Betroffenenanfrage relevant werden. Verlangt beispielsweise eine Person Auskunft über die zu ihr gespeicherten Daten, muss das Unternehmen in der Lage sein, die relevanten Informationen zu ermitteln. Dasselbe gilt, wenn Daten berichtigt oder gelöscht werden sollen.
Je schlechter die Datenstruktur, desto aufwendiger wird diese Aufgabe.
Struktur erleichtert Löschprozesse
Ein funktionierender Löschprozess setzt voraus, dass Daten Kategorien zugeordnet werden können. Nur dann lässt sich beispielsweise festlegen, dass bestimmte Bewerberdaten nach einer bestimmten Frist oder Vertragsunterlagen nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen geprüft und gelöscht werden.
Wer dagegen tausende unsortierte Dateien in unterschiedlichsten Verzeichnissen gespeichert hat, kann solche Regeln kaum zuverlässig anwenden.
Deshalb gehören Datenstruktur und Löschkonzept unmittelbar zusammen. Gute Ablagestrukturen machen Datenschutz nicht nur sicherer, sondern häufig auch erheblich effizienter.
Auch der Arbeitsalltag profitiert
Eine klare Datenstruktur ist kein Datenschutzprojekt um des Datenschutzes willen. Unternehmen profitieren auch operativ davon. Mitarbeiter finden Informationen schneller, Vertretungen funktionieren besser und unnötige Doppelarbeit wird reduziert.
Gleichzeitig sinkt das Risiko, versehentlich mit einer veralteten Datei zu arbeiten oder Informationen an Personen weiterzugeben, die keinen Zugriff darauf haben sollten.
Datenschutz und Prozessoptimierung verfolgen hier dasselbe Ziel: Informationen sollen dort vorhanden sein, wo sie benötigt werden – und nur dort.
Unser Praxistipp
Betrachten Sie Ihre Ablagestrukturen einmal aus Sicht eines neuen Mitarbeiters. Könnte dieser nachvollziehen, wo welche Informationen gespeichert werden sollen? Ist eindeutig festgelegt, welches System die führende Ablage ist? Und wissen Mitarbeiter, welche Daten sie nicht zusätzlich lokal oder in eigenen Verzeichnissen speichern sollten?
Wenn diese Regeln klar sind, wird nicht nur der Arbeitsalltag einfacher. Auch Auskunftsanfragen, Berechtigungskonzepte und Löschprozesse lassen sich deutlich zuverlässiger umsetzen.
Datenschutz beginnt deshalb nicht erst beim Löschen. Er beginnt schon beim Ablegen.